La confidentialité des renseignements personnels est un principe important pour l’Association des professionnels de l’habitation des Premières Nations (APHPN). Nous nous engageons à recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels de façon responsable et uniquement dans la mesure nécessaire à la prestation appropriée des produits et des services que nous offrons à nos membres dans notre rôle d’organisme sans but lucratif. Nous nous efforçons aussi de faire preuve d’ouverture et de transparence dans notre façon de traiter les renseignements personnels. La section suivante décrit nos politiques de protection de la vie privée et de confidentialité des renseignements personnels.

1. Quel est le sens de l’expression « renseignements personnels »?

Les renseignements personnels sont des renseignements à propos d’une personne identifiable, notamment sur ses caractéristiques personnelles (p. ex. le sexe, l’âge, le revenu, l’adresse domiciliaire ou le numéro de téléphone personnel, l’ethnicité, la situation familiale), sa santé (p. ex. les antécédents médicaux, l’état de santé, les services de santé reçus) ou ses activités ou ses points de vue (p. ex. sur la religion, la politique, les opinions exprimées par une personne, une opinion ou une évaluation d’une personne). Il ne faut pas confondre les renseignements personnels avec les renseignements opérationnels (p. ex. l’adresse et le numéro de téléphone d’affaires d’une personne), qui ne sont pas protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), une loi fédérale.

2. Qui nous sommes

Établi depuis 2018, l’APHPN est une association professionnelle sans but lucratif représentant les professionnels de l’habitation des Premières Nations et les autres intervenants qui appuient son objectif d’élargir la capacité d’habitation pour les Premières Nations du Canada. Elle veut assurer un leadership visant à appuyer les professionnels de l’habitation au moyen de services comme l’élaboration, la promotion et la prestation des normes de qualité, des pratiques, des analyses, la certification, des services de formation et du réseautage.

Nous utilisons pour atteindre cet objectif les services du personnel de l’association ainsi que ceux de bénévoles (membres de l’APHPN), de consultants et d’organismes qui peuvent, dans le cadre de leurs fonctions, avoir un accès limité aux renseignements personnels que nous détenons. Nous limitons leur accès aux renseignements personnels dans la mesure du possible. Nous avons également leur assurance qu’ils se conforment aux principes de protection de la vie privée appropriés.

3. Principaux objectifs pour lesquels nous réunissons des renseignements personnels :

Comme tous les organismes sans but lucratif, nous recueillons, utilisons et divulguons parfois des renseignements personnels dans le but de mieux servir nos membres. Nous ne louons, ne vendons, ne troquons, n’échangeons, ni ne distribuons la liste de nos membres à aucun tiers à des fins commerciales.

En ce qui a trait aux renseignements personnels que nous recueillons et que nous exploitons, notre but est d’assurer que nos membres soient admissibles à adhérer à l’APHPN et que nous puissions fournir à nos membres en bonne et due forme les services, les normes et les avantages exclusifs généraux à l’intention des membres, en communiquant de manière appropriée avec eux. Voici quelques exemples de renseignements personnels que nous recueillons à ces fins :

  • coordonnées, adresse courriel (si disponible)
  • sexe
  • renseignements organisationnels
  • renseignements professionnels
  • numéro de membre (attribué par l’APHPN)

Pour les membres du grand public et les employeurs potentiels, nous répondons aux demandes pour des noms de membres et nous indiquons si la personne est bien membre ou non.

Par ailleurs, l’APHPN peut transmettre des renseignements personnels ou en divulguer, le cas échéant, aux bénévoles de l’association qui sont également membres de l’APHPN (membres du conseil d’administration, des comités et du personnel), principalement à des fins de réseautage, de promotion et de prestation des normes et des services.

4. Historique de l’adhésion

L’APHPN maintient des dossiers de ses membres actuels et anciens afin de répondre aux questions sur les produits ou les services fournis au cours de leur(s) année(s) d’adhésion. Nous conservons les renseignements de nos non-membres (ou anciens membres) pendant une période de sept ans après le dernier contact, en raison de leur utilité advenant qu’un ancien membre décide d’adhérer à nouveau à l’organisme. Les renseignements en question sont ensuite détruits afin de réduire le risque de divulgation accidentelle ou involontaire.

5. Nous recueillons des renseignements personnels liés à nos objectifs principaux et secondaires

Comme la plupart des organismes, nous recueillons, utilisons et divulguons également des renseignements personnels liés à nos objectifs principaux ou secondaires.

Facturation et paiement – L’APHPN envoie des factures à ses membres pour les cotisations annuelles. De plus, elle collecte les frais de ses membres pour les services acquis.

Les renseignements personnels recueillis (qui ne sont pas déjà recueillis dans le cadre de l’objectif principal) :

  • Données de paiement : argent comptant / chèque personnel ou professionnel ou numéro de carte de crédit / numéro de carte de débit et autorisation.
  • Noms, choix d’activités et préférences alimentaires des invités inscrits à des activités avec les membres de l’APHPN.

Recherche auprès des membres —On fournit parfois des renseignements sur les membres à des tiers pour la tenue de sondages, de groupes de réflexion ou de scrutins dont les résultats sont appliqués aux activités stratégiques, tactiques ou opérationnelles de l’organisme. Les membres en sont alors avisés et tous les renseignements personnels recueillis sont mis en commun avant d’être présentés à l’APHPN et à ses membres, pour en préserver l’anonymat et la confidentialité. Les tierces entreprises de recherche sous contrat avec l’APHPN se conforment aux principes de protection de la vie privée et de confidentialité des renseignements personnels.

Témoins – Le site Web de l’APHPN peut utiliser des témoins pour identifier ses visiteurs. Un témoin est un élément d’information transmis par le serveur du site Web à votre fureteur, qui l’entrepose ensuite sur votre disque dur. Ainsi, lorsque vous visitez le site de l’APHPN à nouveau, vous pouvez être accueilli avec des renseignements personnalisés selon vos préférences individuelles. L’objectif est de vous faire gagner du temps, de vous offrir une visite plus significative et de mesurer l’activité du site Web, comme le nombre de visites par page et les habitudes d’utilisation. Les fureteurs vous permettent de désactiver la collecte de témoins si vous le souhaitez ou d’être informés lorsqu’un témoin est entreposé sur votre disque dur.

Enjeux de déontologie et de discipline – Les conditions d’adhésion des membres de l’APHPN exigent qu’ils se conforment à un Code de déontologie publié. Les plaintes seront examinées par le Comité de déontologie et de discipline. Au cours d’une telle enquête, des renseignements personnels peuvent être recueillis et divulgués au conseil d’administration ou à d’autres afin que des mesures disciplinaires appropriées puissent être prises. Contrôle de la qualité et gestion des risques – De temps à autre, l’APHPN peut consulter les dossiers de ses membres pour s’assurer de fournir des services de haute qualité, y compris l’évaluation du rendement de ses employés et de ses bénévoles. En outre, les consultants externes (auditeurs, avocats, consultants en matière de gestion d’association, etc.) peuvent effectuer des vérifications ou des examens d’amélioration du rendement au nom de l’APHPH, y compris examiner les dossiers des membres et interviewer les employés et les bénévoles. Les consultants externes qui travaillent sous contrat avec l’APHPN doivent se conformer aux politiques de protection de la vie privée et de confidentialité des renseignements personnels de l’APHPN.

Réglementation externe — Divers organismes gouvernementaux (Agence du revenu du Canada, Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée, Commission des droits de la personne de l’Ontario, bailleurs de fonds du gouvernement, etc.) sont habilités à examiner nos dossiers et à interviewer nos employés dans le cadre de leurs mandats. Les régulateurs externes sont tenus de respecter leurs propres obligations strictes en matière de protection de la vie privée.

6. Vous pouvez consulter vos renseignements personnels

Sauf quelques exceptions, les membres actuels et anciens de l’APHPN ont le droit de consulter leurs renseignements personnels que l’APHPN conserve. Nous pouvons vous aider à établir les dossiers que nous pourrions avoir sur vous. Nous essaierons aussi de vous aider à comprendre tous les renseignements que vous ne comprenez pas (petits formulaires, langage technique, etc.). Nous devrons confirmer votre identité, si nous ne vous connaissons pas, avant de vous fournir cet accès. Nous nous réservons le droit de vous facturer des frais minimes pour de telles demandes.

Nous pouvons vous demander de présenter votre demande par écrit. Si nous ne pouvons pas vous donner accès, nous vous en aviserons dans les 30 jours si c’est possible, et nous vous expliquerons les raisons. Si vous croyez qu’il y a une erreur dans les renseignements personnels que nous conservons, vous avez le droit de demander qu’elle soit corrigée. Cela s’applique aux renseignements de base et non aux opinions professionnelles nous pouvons avoir formées. Nous pouvons vous demander de fournir une copie des documents qui appuient votre demande de révision. Si nous convenons que nous avons commis une erreur, nous apporterons la correction et en aviserons quiconque à qui nous avons envoyé ces renseignements. Si nous ne convenons pas que nous avons fait une erreur, nous conviendrons quand même d’inclure une brève déclaration de votre part sur le point visé dans nos dossiers et nous ferons suivre cette déclaration à quiconque ayant reçu l’information antérieurement.

Avez-vous des questions ou des préoccupations? Souhaitez-vous présenter une plainte officielle au sujet de nos pratiques de protection de la vie privée et de confidentialité des renseignements personnels? Vous pouvez le faire en écrivant à notre agent de protection de la vie privée. La personne responsable accusera réception de votre plainte, veillera à ce qu’elle fasse l’objet d’une enquête rapide et à ce qu’une réponse écrite vous soit fournie.

Association des professionnels de l’habitation des Premières Nations

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Approuvé par le conseil d’administration le 15 novembre 2018